Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ

Chỉ thị nêu rõ: Thời gian qua, ứng dụng CNTT trong hoạt động văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức được lãnh đạo các cấp, các ngành quan tâm chỉ đạo, bước đầu đạt một số kết quả tích cực góp phần quan trọng vào công tác quản lý, chỉ đạo, điều hành và hoạt động của cơ quan, tổ chức.

Tuy nhiên, công tác văn thư, lưu trữ, đặc biệt là lưu trữ điện tử trên địa bàn tỉnh vẫn còn một số tồn tại, hạn chế. Hệ thống Q.Office còn chưa hoàn thiện, chưa đáp ứng các quy định gây khó khăn trong việc lập hồ sơ điện tử và nộp lưu hồ sơ điện tử vào lưu trữ cơ quan trên hệ thống.

Để tạo bước chuyển biến tích cực trong việc tăng cường ứng dụng CNTT vào việc tổ chức các hoạt động văn thư, lưu trữ góp phần thúc đẩy chuyển đổi số, Chủ tịch UBND tỉnh yêu cầu thủ trưởng các sở, ban ngành; chủ tịch UBND các huyện, thị xã, thành phố; doanh nghiệp nhà nước thuộc UBND tỉnh tiếp tục đẩy mạnh công tác thông tin, tuyên truyền các văn bản quy định về công tác văn thư, lưu trữ; tầm quan trọng và hiệu quả của việc ứng dụng CNTT mang lại cho hoạt động của cơ quan, đơn vị, địa phương nói chung và các hoạt động về văn thư, lưu trữ nói riêng.

Thường xuyên cập nhật các quy định của pháp luật về văn thư, lưu trữ và lưu trữ điện tử; rà soát, sửa đổi, bổ sung hoàn thiện hệ thống văn bản quy định, hướng dẫn về công tác văn thư, lưu trữ và lưu trữ điện tử. Bố trí nhân sự làm văn thư, lưu trữ đảm bảo tiêu chuẩn theo quy định hiện hành. Thường xuyên bồi dưỡng nâng cao nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ và lưu trữ điện tử.

Xây dựng kế hoạch thực hiện chỉnh lý tài liệu nhằm giải quyết dứt điểm tình trạng tài liệu lưu trữ tồn đọng của cơ quan, đơn vị, địa phương; triển khai số hóa kết quả giải quyết thủ tục hành chính còn hiệu lực của cơ quan, đơn vị, địa phương; số hoá tài liệu lưu trữ, xây dựng cơ sở dữ liệu quản lý tài liệu lưu trữ điện tử.

Chủ tịch UBND tỉnh cũng yêu cầu trang bị hạ tầng kỹ thuật, trang thiết bị đảm bảo vận hành hệ thống Q.Office; thực hiện nghiêm túc việc cập nhật danh mục hồ sơ, lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan, đơn vị, địa phương, hướng đến việc giao nộp hồ sơ, tài liệu điện tử vào lưu trữ cơ quan trên hệ thống theo đúng quy định hiện hành.

Chủ tịch UBND các huyện, thị xã, thành phố chỉ đạo, triển khai đến UBND cấp xã nghiêm túc thực hiện các quy định về công tác văn thư, lưu trữ và lưu trữ điện tử. Hướng dẫn các đơn vị lựa chọn, chuẩn bị hồ sơ, tài liệu để lưu trữ theo quy định của Luật Lưu trữ...